Como diminuir as faltas na clínica?

Falta sem aviso é o prejuízo que não aparece no caixa: o horário que poderia ser de outra paciente fica vazio, o produto preparado vai fora e a profissional fica parada. Como é dinheiro que não entrou, ninguém vê. O primeiro passo é ver.

Meça antes de mudar

Sem número, toda conversa sobre falta vira impressão. Conte, num mês:

• quantos atendimentos estavam marcados;
• quantos faltaram sem avisar;
• quantos cancelaram em cima da hora.

A taxa de faltas é o número de faltas dividido pelos atendimentos marcados. O custo é ainda mais simples: faltas vezes o valor médio do atendimento. Separe também por dia da semana, horário, serviço e profissional, porque as faltas costumam se concentrar em alguns deles.

Por que o paciente falta

• Esqueceu. Marcou há três semanas, pelo direct, e a data sumiu da cabeça.
• Teve um imprevisto e não avisou. Avisar dá trabalho ou vergonha: ligar, explicar, pedir outro horário.
• Não sentiu compromisso. Horário marcado sem custo nenhum, por quem ainda não conhece a clínica.

Cada motivo tem um remédio diferente, e é por isso que só uma medida raramente resolve.

Confirme na véspera, do jeito mais fácil de responder

A confirmação é o que mais resolve o esquecimento. O que faz diferença:

• Na véspera, não na semana. Perto o bastante para lembrar, com tempo para remarcar.
• Resposta com um toque. "Confirma?" no fim de um texto longo vira mensagem lida e não respondida. Um link com "Confirmo" e "Preciso remarcar" se responde na hora.
• Texto curto. Dia, hora, serviço, profissional e o endereço, e mais nada.
• Segunda tentativa para quem não respondeu. Uma mensagem ou ligação no começo do dia para quem ficou em silêncio, que é quem mais falta.

Deixe remarcar ser mais fácil do que faltar

Quem tem um imprevisto e não tem um jeito simples de avisar acaba faltando. Quando remarcar é um toque, o horário volta para a agenda a tempo de outra paciente ocupar. Para isso funcionar, o pedido de remarcação precisa chegar a alguém que olha a agenda no mesmo dia.

Peça sinal para quem ainda não conhece a clínica

O sinal pago na hora de marcar cria compromisso, principalmente na primeira consulta e nos procedimentos longos. Combine antes e deixe escrito:

• o valor do sinal e o prazo para pagar e garantir o horário;
• se ele vira desconto no dia do atendimento;
• com quanta antecedência dá para cancelar sem perder o sinal.

Para a paciente da casa, que sempre vem, o sinal costuma ser dispensável.

Tenha regras de falta, e diga quais são antes

Regra combinada antes é regra; regra anunciada depois da falta é discussão. As mais comuns:

• No pacote: a sessão conta como feita quando a falta é sem aviso ou o cancelamento vem com menos de um certo número de horas.
• No avulso: o sinal fica com a clínica quando a paciente falta sem avisar.
• Para quem falta de novo: passa a marcar só com sinal.

Deixe as regras onde a paciente vê antes de marcar: na página de agendamento, na venda do pacote e na mensagem de confirmação.

Chame de volta quem faltou

A paciente que faltou e não remarcou é a que mais corre risco de não voltar. Uma mensagem no mesmo dia, oferecendo outro horário, recupera parte delas e ainda separa quem teve um imprevisto de quem desistiu.

Como a LeviaClin ajuda

• Confirmações de amanhã numa tela só. A mensagem de cada paciente abre no WhatsApp da clínica com um clique, com o texto da clínica e o link para a paciente confirmar ou pedir outro horário. A resposta aparece na agenda sozinha.
• Lembrete por e-mail automático para quem tem e-mail.
• Agendamento online com sinal pelo PIX, com o prazo para pagar e a regra de perda do sinal que a clínica escolher.
• Pacotes com regras de falta e cancelamento definidas pela clínica.
• Painel do mês com as faltas e a ocupação da agenda de cada profissional, para medir antes e depois.

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